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Googleドライブを使ったデータ管理・バックアップ術

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フリーランスとして活動を始めてから
増え続ける仕事のデータを管理するのに四苦八苦していたのですが、
GoogleDriveを活用して
ようやく安定・便利なデータ管理術にたどり着いた感があったので、
その方法をご紹介します。

このデータ管理術の目的

1:データの安全なバックアップを取りたい

Time machineは普段からを使用していたのだけど、
外付けHDDが故障すればオジャンだし、
極端な話オフィスが火事になればiMacもろとも燃え尽きてしまう。
なので、クラウド上(GoogleDrive)にもバックアップを取りたい!

2:外出先でも簡単に過去のデータやiMac内のデータにアクセスしたい

オフィスのメインiMac + 外出用Macbook で仕事をしてるが、
ちょっとデータをいじれば済むようなご依頼を外出先で完遂できるよう
過去のデータ、オフィスのiMac内のデータ、
要は僕が管理する全てのデータに外出先からアクセスしたい!

3:古い仕事のデータを削除してiMacの空き容量の確保したい

いつまでも全てのデータをMac内に保管しておくことはできない。
だいぶ昔の仕事で滅多に触ることの無くなったデータは
外付けHDDとクラウド(GoogleDrive)、2箇所にバックアップをとって
iMac本体からデータを削除して容量を確保したい!


手順その1:iMac本体から削除するデータのバックアップ

Macから削除したいデータをHDDにコピー。

GoogleDriveと外付けHDDにそれぞれコピーするんですが、
まずは外付けHDDにコピーします。これは、
GoogleDriveでの操作ミスでデータが消失しても大丈夫なようにです。

僕は移行作業中に、
データがパンパンに入った「過去の仕事」という名のフォルダを、
中身が空っぽの「過去の仕事」という名のフォルダで
上書きしてしまいました。汗

iMacから削除したいデータをGoogleDriveに同期。

具体的には、GoogleDriveのデスクトップアプリをインストールすることで
生成される「Google ドライブ」フォルダにデータを移動させます。
「コピー」ではなく「移動」させてくださいね。
移動させると自動で同期がスタートします。

僕の場合データが400GBほどあり、分割して作業しましたが
完了するのに2〜3日かかりました。

ブラウザ上のGoogleDriveのページからもデータの操作はできますが、
同期が途中で止まってしまったり進捗がわかりづらかったり、
間違えて途中でブラウザを落としてしまったりと何かと不便だったので、
デスクトップアプリでの同期が断然オススメです。

GoogleDriveの同期を解除して、Macからデータを削除する。

同期が完了したら、メニューバー上のGoogleDriveアイコンから
「設定」→「同期オプション」の画面を開き、
「これらのフォルダのみ同期(○○MBを選択中)」にチェック。

これは、「GoogleDrive内のすべてのデータを同期せずに、
選択したデータだけ同期するようにしますよ
」ということです。
チェックするとウインドウ下部に
現在GoogleDriveに置かれているデータの一覧が表示され、
それぞれのデータを同期するか否かチェックボックスで選択できます。
今回同期したデータは、
Mac本体からは消したい=今後は同期の必要がない ものなので、
フォルダ名横のチェックを外します。

ここできちんと認識しておきたいのが、
同期チェックを外すと、
GoogleDrive上にはデータはそのまま残り、
Google ドライブ」フォルダからはデータが自動削除される。

ということです。

データが重いと「Google ドライブ」フォルダからデータが消えるまで
タイムラグがありますが、自分で削除しないようにしてくださいね。
(一部が削除された状態で同期されちゃうかもしれません。)

再びデータをMacに戻したいときは、同期チェックをもう一度ONにすれば
Google ドライブ」フォルダ内にデータが自動生成されます。

データの削除が確認できたら、過去の仕事データの移行は完了です。
外付けHDDとGoogleDrive、
2箇所にバックアップを保存することができました。


手順その2:iMac全体を同期させる為のセッティング

僕の場合、デスクトップ上で
各仕事のフォルダ、デザイン素材データのフォルダ、取引書類などのフォルダ、プライベートなどのフォルダ…といった具合に並べてデータを
整理してたので、この状態を前提にご紹介しますね。

iMac内のデータを「Googleドライブ」フォルダにまとめる

仕事上のデータをすべて「Google ドライブ」フォルダに移動させ、
同期します。僕の場合はデクストップにあったデータすべてです。

同期が完了したら、すべてのフォルダのエイリアスを作成し、
デスクトップに同じように配置し直します。

これで、今までと同じような感覚で扱えるようになりつつ、
これらのデータはすべて常にライブで同期できるようになりました。
例えば「仕事A」の中の「A.psd」で作業して上書き保存すると
即座に同期が行われ、GoogleDrive上のデータも最新に更新されます。
同期も一瞬ですのでMacの動作にはほぼ影響は感じません。

データの取りこぼしが無いように対策する

「デスクトップ」のエイリアスを作成し、
これを「Google ドライブ」フォルダに置きます。
これは、デスクトップに放置したちょっとしたデータを
GoogleDrive上に回収するためです。

「ダウンロード」のエイリアスも作成し、
同じように「Google ドライブ」フォルダに置きます。
「ダウンロード」フォルダにはメールの添付ファイルなど
何かと仕事上のデータが置きっ放しになっていることがあるので、
これらも忘れずに回収するためです。

フォントはフォント管理ソフトで同期してるのでノータッチ、
ゴミ箱はさすがに同期の必要は無いのでノータッチです。


まとめ

常時使用しているTime machineの他に、
クラウド上に同期する擬似Time machineのようなものを
セッティングできました。

あとは外出用Macbookで同じGoogleDriveアカウントにログインし、
適宜必要なデータの同期をONにすれば、
いつでもメインMacと同じデータの状態を扱うことができます。
もちろんiMacから削除した古い仕事のデータもアクセスできます。

NAS使えや、という話もありますが
僕はこっちの方がシンプルで好きです。

個人的に、「エイリアス」が初めて役に立ったケースでした。。笑

あとは外出用Macbookで同じGoogleDriveアカウントにログインし、
適宜必要なデータの同期をONにすれば、
いつでもメインiMacと同じデータの状態を扱うことができます。

ここまで完了させるのに、結構苦労したんですが、
手順に起こしてみると案外単純ですね。。

仕様の変更などもありえますので、実行に関しては自己責任でお願いします!

では〜。